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Avant de se présenter sur les lieux du travail, l’employé doit simplement vérifier la disponibilité sur le portail de l’employeur et compléter le formulaire de réservations en y inscrivant son nom, la date, l’heure ainsi que le numéro du bureau ou du poste de travail qu’il souhaite utiliser. S’il doit rencontrer des collègues, il peut aussi vérifier la disponibilité d’une salle de réunion, vérifier la capacité de la salle, si la salle est pourvue d’écrans, d’une imprimante, etc.
Les réservations sont automatiquement sauvegardées dans notre système et transmises à l’équipe d’entretien dans le but de planifier et d’effectuer le nettoyage et la désinfection des espaces réservés, en priorité. Quand l’employé arrive à son poste de travail, il doit scanner un code QR, à l’aide de son téléphone intelligent, d’abord pour confirmer son arrivée et vérifier que la réservation est à son nom. L’équipe responsable de l’entretien ménager recevra la confirmation et devra à nouveau planifier le nettoyage, la désinfection et s’il y a lieu, adresser les notifications de services qui peuvent être transmises par le système (par exemple, gomme à mâcher collée sous la table).
Lorsque les salubristes terminent l’entretien d’un espace, ils scannent eux-aussi le code QR attitré à la salle ou au poste de travail; la confirmation des travaux est aussitôt enregistrée dans le système et le poste de travail en question retournera dans l’inventaire des espaces propres, désinfectés et disponibles de l’immeuble!
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